BFI overgestapt op Adlib

Het BFI ontwikkelde in de loop der jaren een aantal interne databasesystemen voor het beheer van hun collecties. Maar het onderhoud en het gebruik van deze systemen werd steeds onpraktischer en kostbaarder en vergde zeer veel aandacht van de ontwikkelaars en beheerders van het BFI.

And last but not least, de systemen sloten niet op elkaar aan. Materiaal beheerd in de ene collectie had een andere catalogiseringsterminologie dan materiaal uit een andere collectie. Dit maakte onderlinge zoekopdrachten onmogelijk. Eenvoudige handelingen bijvoorbeeld voor aanvragen om het filmmateriaal te bekijken, enkele duizenden per jaar, brachten vele uren papierwerk met zich mee.

In het kader van Screen Heritage UK startte BFI in 2009 een tenderprocedure voor de vervanging van het collectiemanagementsysteem. Behalve film- en televisieopnamen bestond de collectie ook uit foto’s, affiches, drukwerk en ander archiefmateriaal. De uiteindelijke opdracht voor de Collections Information Database (CID) werd gegund aan Adlib Information Systems.

Een van de doelstellingen was om beter gebruik te maken van verzamelde informatie uit de omvangrijke collectie. Er werd gekozen om SPECTRUM te gebruiken, een in het Verenigd Koninkrijk algemeen aanvaarde standaard voor beschrijving van collecties en procedures in musea. Daarnaast werd CEN 15907 Metadata Standard for Cinematographic Works geïmplementeerd. Deze norm beschrijft een hiërarchische gegevensstructuur voor het inrichten van metagegevens van cinematografisch werk inclusief varianten, verschijningsvormen en onderdelen.

Adlib Information Systems ontwikkelde op basis van CEN15907 een catalogiserings-module voor bewegend beeldmateriaal. Dit werd de kern van het nieuwe systeem van het BFI. Deze nieuwe module sluit naadloos aan op de catalogiseringsmodules die Adlib ontwierp voor museum-, archief- en bibliotheekmateriaal. Zo kan een volledig geïntegreerd systeem worden gebouwd dat geschikt is voor alle soorten materiaal die het BFI beheert, wordt in alle collecties gebruik gemaakt van dezelfde terminologie en kunnen ook zoekopdrachten worden uitgevoerd door alle collecties heen. Voor het stroomlijnen van de talloze werkprocessen die de medewerkers van het BFI dagelijks uitvoeren realiseerde Adlib Information Systems diverse uitbreidingen van de workflow-module.

Circa 30% van de 1,2 miljoen archiefstukken van het BFI is voorzien van een barcode. Het beheer van dit materiaal wordt verder geautomatiseerd met behulp van handscanners, die via een draadloos netwerk rechtstreeks communiceren met het CID-systeem. Zo wordt bijvoorbeeld automatisch geregistreerd dat filmblikken van de opslagruimte naar het lab gaan. Gabriele Popp, Hoofd Informatie bij het BFI, zegt hierover: “De samenwerking met Adlib Information Systems heeft geleid tot een innovatief en uitgebreid informatiebeheersysteem waarmee het BFI een toonaangevende positie inneemt op het gebied van filmarchivering”.
Kijk voor meer informatie over het Nationaal Archief van het BFI op www.bfi.org.uk.

Kijk voor meer informatie over CEN15907 op www.filmstandards.org.