Adlib Archief

Adlib Archief is dé applicatie voor het professioneel beheer van gegevens in historische archieven, bedrijfsarchieven of overheidsarchieven. Uitgebreid, Flexibel, Veilig.

Overzichtelijk

Het hart van Adlib Archief is de catalogus, die archiefbeschrijving op meerdere niveaus volgens de ISAD(G)-norm (2e editie) ondersteunt. De hiërarchische structuren die u in uw archieven hebt aangebracht worden in Adlib Archief in een overzichtelijke boomstructuur weergegeven. Zo navigeert u gemakkelijk door alle beschrijvingen en alle niveaus en vindt u snel alle gerelateerde informatie.

De velden van elk catalogusrecord zijn gegroepeerd in overeenstemming met de ISAD(G)-elementen van een beschrijving en worden op tabbladen gepresenteerd.

Het standaard Archief-systeem ondersteunt de ISAD(G)-elementen van een beschrijving, namelijk:

• identificatie;
• context;
• verwerving;
• inhoud en structuur;
• voorwaarden voor toegang en gebruik;
• verwante materialen;
• opmerkingen;
• beschrijvingsvalidatie.

Adlib Archief ondersteunt daarnaast ook:

• inschrijvingen en aanvullingen;
• collectieverwerking (workflow)
• indexering van namen, onderwerpen en plaatsen;
• thesaurusbeheer;
• vindplaatsen;
• conservering;
• tentoonstellingen;
• uitlenen;
• literatuurverwijzingen.

Elk gewenst niveau

In Adlib Archief registreert u uw archief tot op het gewenste niveau. Indien gewenst zelfs tot paginaniveau.

Conservering en Restauratie module (ingebouwd)

Alle informatie met betrekking tot conditie, conservering en restauratie van uw archief kunt u nauwkeurig beheren met de ingebouwde conservering en restauratie module

Afdrukken

Met de ingebouwde Afdrukassistent kunnen gegevens in Adlib Archief op diverse manieren worden afgedrukt. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor standaard gedefinieerde rapporten, maar ook zelfgemaakte Word-sjablonen, waarmee u de layout van de afdrukken geheel naar uw hand kunt zetten. Verder kunt u met slechts enkele muisklikken interactief rapporten samenstellen, zowel wat betreft inhoud als vormgeving.

Inschrijvingen

Aanwinstgegevens kunnen eenvoudig en efficiënt worden geregistreerd bij de ontvangst van nieuw materiaal. Behalve de basale beschrijvende informatie, kunnen gegevens worden ingevoerd over bron, toegang, afsluiting, copyright en fysieke conditie. Daarnaast kunnen ontvangstbewijzen en lijsten worden geproduceerd en kunnen de fases van het verwerken van een aanwinst worden geregistreerd. Als materiaal klaar is om te catalogiseren, kan informatie uit het aanwinst­record worden overgenomen, zodat het niet nodig is gegevens opnieuw of dubbel in te voeren. Het beschrijven en koppelen van additionele aanwinsten wordt ook ondersteund.

Studiezaal module

Met de studiezaal module beheert u de gegevens van uw bezoekers en hun aanvragen.

Bewaarbeheer

Signaleringsschema in de collectie wanneer het materiaal voor herziening/revisie/vernietiging in aanmerking komt.

Internationale Standaarden

Adlib Archief is gebaseerd op internationale standaarden zoals ISAD(G). Dit garandeert onder andere dat u op een gestandaardiseerde manier gegevens met andere archieven kunt uitwisselen (via EAD).

Integreerbaar met Adlib Bibliotheek en Adlib Museum tot één “cross-domain” systeem

Beheert u ook een bibliotheek of een museale collectie, dan kunt u gebruik maken van de Adlib “Plus” of “XPlus” versie waarin naast Adlib Archief ook Adlib Bibliotheek en/of Adlib Museum volledig geïntegreerd zijn. U doorzoekt dan met één zoekvraag alle domeinen, u kunt verbanden leggen tussen de collecties en u gebruikt dezelfde thesauri en namen bestanden.

Veilig

In Adlib zijn uw gegevens absoluut veilig. Adlib Archief heeft diverse manieren om uw gegevens zowel te beschermen tegen ongeautoriseerd gebruik als tegen calamiteiten. Zo is er een automatische ‘recover’-mogelijkheid en kunt u via rollen en rechten het gebruik van de bestanden en applicatie beveiligen.

Keuze databases

U kunt kiezen uit verschillende databases: MS-SQL Server, Oracle en Adlib DBMS.

Gevarieerde zoekmogelijkheden

Binnen Adlib Archief heeft u de beschikking over drie krachtige zoekmethoden. De Zoekassistent voert u probleemloos door de verschillende indexen. Met Zoekformulieren kunt u zoekvragen combineren en eenvoudig op meerdere velden tegelijk zoeken. En de Selectietaal maakt uitgebreid zoeken op alle velden mogelijk. Zoekzinnen stelt u zelf samen met gebruik van operatoren (zoals ‘is gelijk aan’ en ‘kleiner dan’). Ook Booleaanse operatoren (zoals ‘AND’ en ‘OR’) worden ondersteund. Zoekzinnen én zoekresultaten kunt u vastleggen voor hergebruik in een zogenaamde “pointerfile”.

Krachtige thesaurussoftware

De Adlib thesaurussoftware behoort tot de beste in zijn soort: helder van opzet, gemakkelijk uit te breiden en eenvoudig te beheren. De thesaurus biedt dezelfde functionaliteit als een validatiebestand, maar heeft daarnaast de mogelijkheid hiërarchische relaties tussen termen aan te brengen.

Makkelijk in gebruik

Overzichtelijke tabbladen, intuïtieve menu’s, contextgevoelige helpteksten en uitgebreide validatie-bestanden zorgen ervoor dat het werken met Adlib altijd aangenaam, maar vooral efficiënt verloopt. Adlib gebruikers kunnen persoonlijke voorkeuren vastleggen voor  lettertypen en –grootte, knoppenbalk, icoongrootte en afbeeldingen. Spellingscontrole binnen Adlib is ook standaard opgenomen. Adlib kan naast de intern beheerde thesauri ook gebruik maken van externe thesauri, zoals de Nederlandse vertaling van de AAT

Zelfstandig exporteren

Adlib Archief heeft een exportassistent waarmee gegevens selectief kunnen worden geëxporteerd in XML, ASCII-formaat of als comma seperated value bestand . Gegevens kunnen ook worden ingedeeld overeenkomstig het EAD-formaat voor import en export-doeleinden. Natuurlijk behoort ook importeren in Adlib tot de mogelijkheden, zodat bijvoorbeeld de data uit uw huidige systeem naar Adlib Archief kan worden overgezet.

API koppelingen/Open Systeem

De API (Application Programming Interface) koppelingen maken het mogelijk om Adlib te koppelen aan andere software. Zo kunt u uitgebreide digitale bestanden tevens in een “Digital Assets Management” (DAM) systeem beheren of bepaalde data doorgeven aan andere software.

Aanpasbaar aan elk soort archief

Heeft uw archief speciale wensen betreffende de registratie, dan heeft u met Adlib Designer de mogelijkheid om precies de aanpassingen te doen die u wenselijk acht.

Ondersteuning

Wanneer u een onderhoudscontract afsluit, ook bekend als SLA (Service Level Agreement) kunt u rekenen op de steun van de Adlib helpdesk. U staat er dus niet alleen voor.

Internet ready

Uw collectie op internet of intranet

Optioneel bij Adlib Archief is de Adlib Internet Server. Een webtool die uw collectie via een browser toegankelijk maakt voor collega’s of online bezoekers. De zoekoptie en de presentatie van zoekresultaten kunt u zelf definiëren. Bovendien heeft u volledige controle over de toegankelijkheid van uw data voor het publiek.