Adlib Bestelmodule

Compleet & flexibel

Met de Bestelmodule kunt u uw administratieve taken eenvoudiger en efficiënter uitvoeren. Zo wordt de status van uw bestelling automatisch bijgehouden, uw brieven automatisch afgedrukt of per e-mail verzonden, uw budgetten bijgehouden en uw catalogus automatisch bijgewerkt. Wanneer u beschikt over Adlib Designer kunt u ook de Bestelmodule aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld extra uitvoerlijsten maken of schermen aanpassen.

Gebruiksvriendelijk

De Bestelmodule heeft dezelfde ‘look & feel’ als de andere Adlib modules. Daarmee beschikt u over alle standaard functies van Adlib Bibliotheek, zoals overzichtelijke tabbladen, contextgevoelige helpteksten en uitgebreide validatiemogelijkheden. Het werken met de Bestelmodule komt in grote mate overeen met het werken in de catalogus. U kunt dus snel en gemakkelijk aan de slag. Contextgevoelige helpteksten zorgen er bovendien voor dat u te allen tijde de hulpinformatie kunt opvragen die u nodig hebt.

Geïntegreerd

Vanuit de Bestelmodule kunt u rechtstreeks uw catalogus raadplegen via een zoekformulier. Zo kunt u snel en gemakkelijk extra exemplaren van bijvoorbeeld boeken bestellen zonder de titelgegevens opnieuw te moeten invoeren. Nieuwe titels komen desgewenst direct in de catalogus terecht met een bestelstatus. Zodra het bestelde materiaal binnenkomt, hoeft u dus alleen nog maar gegevens aan te vullen. Deelleveringen zijn mogelijk. Ook kunt u vanuit de Bestelmodule exemplaargegevens in het catalogusrecord invullen. Nieuwe exemplaren worden op deze manier direct uitleenbaar in de uitleenmodule. Diverse hulpbestanden zoals leveranciers, kostenplaatsen (budgetten) en briefteksten worden gedeeld met andere Adlib modules. Dit voorkomt verdubbeling van gegevens en het bespaart u werk.

Basistaken

Met de Bestelmodule legt u uw bestellingen in een orderbestand vast. Deze bestellingen kunt u later nog wijzigen. Zodra het materiaal is ontvangen of het bestelde is geannuleerd, verwerkt u dat in het orderbestand. Deze handelingen hebben tot gevolg dat de bestelstatus wijzigt. Die status is tevens zichtbaar in de catalogus. De Bestelmodule vult veel velden automatisch in wanneer u ze leeg laat. Hierdoor hoeft u slechts enkele velden in te vullen om een bestelling te registreren. Reeds ingevoerde bestellingen kunt u via diverse indexen terugzoeken.

Titelontlening uit externe catalogi

Ook bestaat de mogelijkheid om direct titelbeschrijvingen uit OCLC-PICA en Worldcat over te nemen. (U dient wel over een abonnement te beschikken). Vooral voor juridische bibliotheken is het interessant om te weten dat ook u titelbeschrijvingen kunt overnemen uit de catalogus van Jongbloed Juridische vakboekhandel. Bestellingen bij Jongbloed kunnen ook online door Adlib worden verwerkt zodra u een bestelling in Adlib invoert.

Brieven

De Bestelmodule bevat diverse brieven die u allemaal automatisch kunt laten afdrukken of per e-mail versturen. Om te beginnen is er vanzelfsprekend een bestelbrief. Het afdrukken van deze brief heeft een wijziging van de bestelstatus tot gevolg. Alle bestelbrieven bij meerdere leveranciers kunnen in één keer worden afgedrukt of verzonden. Wanneer u een aanvrager in uw bestelling invult, kunt u na ontvangst van het bestelde deze aanvrager automatisch attenderen. Verder zijn er brieven voor het automatisch annuleren en het reclameren van bestellingen. De brieven kunnen ook handmatig worden geselecteerd en kunnen automatisch per e-mail worden verstuurd. Alle briefteksten zijn door u zelf aan te passen. U kunt voor alle type brieven net zoveel briefteksten invoeren als u nodig hebt. Deze briefteksten koppelt u aan leveranciers of aanvragers. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld meertaligheid ondervangen voor bestellingen bij buitenlandse leveranciers. Natuurlijk ondersteunt de Bestelmodule ook buitenlandse valuta.

Leveranciers

Het leveranciersbestand bevat naast de naam en adresgegevens ook koppelingen naar de briefteksten. Verder kunt u hier standaardwaarden invullen voor de levertijd, korting en gebruikte valuta. Deze standaardwaarden zullen dan automatisch in uw bestelling worden ingevuld om u nog meer werk uit handen te nemen. U kunt automatisch ingevulde waarden altijd nog wijzigen.

Budgetbeheer

Om inzicht te krijgen in uw uitgaven, kunt u in de Bestelmodule kostenplaatsen of budgetten definiëren. Wanneer u bestellingen invoert, betaalt of annuleert worden automatisch de verplichtingen en uitgaven in de gekoppelde kostenplaatsen bijgewerkt. Het saldo is direct zichtbaar in het bestelscherm. U ziet dus direct hoeveel u nog te besteden hebt. Alle betalingen blijven in de betaalgeschiedenis van de bestelling bewaard. Deelbetalingen zijn mogelijk.